Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste henkilötietojen käytöstä

Laatimispäivä 30.9.2018

Espoon Helluntaiseurakunta Y-tunnus 2872979-2
Luomanportti 8, 02200 Espoo
toimisto@espoohsrk.fi

 

Taija Rahkonen
Luomanportti 8, 02200 Espoo
toimisto@espoohsrk.fi

 

Espoon Helluntaiseurakunnan henkilörekisteri

 

Henkilötietoja käytetään Espoon Helluntaiseurakunnan johtosäännössä määritellyn toiminnan järjestämiseksi.

Henkilörekisterin tiedot lisätään kun henkilö täyttää henkilötietokaavakkeen ja Espoon Helluntaiseurakunnan johtoryhmä hyväksyy henkilön tietojen lisäämisen rekisteriin.

Yhteystietolistan  sähköpostisoitteita käytetään Espoon helluntaiseurakunnan virallisista kokouksista ja avoimista tapahtumista tiedottamiseen.  Tietoja kerätään myös sähköisellä lomakkeella.

Henkilötietolakia (523/1999) sovelletaan 24.5.2018 saakka. 25.5.2018 alkaen sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR  2016/679 ). Espoon Helluntaiseurakunnan jäseniin sovelletaan lisäksi lakia uskontokuntien jäsenrekistereistä (614/1998).

 

Rekisteri Espoon Helluntaiseurakunnan jäsenistä: Sukunimi ja etunimet, puhelinnumero, henkilötunnus, sähköposti, osoite, seurakuntaan liittymisen ajankohta, seurakunnasta eroamisen ajankohta. Jäsenrekisteriin voidaan tallettaa lisäksi seuraavia tietoja, jos ne ovat seurakunnan toiminnan ja hallinnon kannalta tarpeellisia: jäsenen syntymäpaikka, kansalaisuus ja äidinkieli; jäsenen seurakunnasta toiseen siirtymisen ajankohta; tiedot jäsenen siviilisäädystä, perheoikeudellisesta asemasta ja toimivaltaisuudesta; jäsenen puolison nimi ja henkilötunnus tai syntymäaika; jäsenen huollossa olevan alaikäisen lapsen nimi ja henkilötunnus tai syntymäaika; jäsenen kastetta, vihkimistä, hautaamista tai muuta vastaavaa toimitusta koskevat tiedot; jäsenen uskontokuntaan liittyvää luottamustehtävää tai siihen verrattavaa tehtävää koskevat tiedot. Muut seurakunnan toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteri Espoon Helluntaiseurakunnan toiminnassa mukana olevista henkilöistä: Sukunimi ja etunimet, puhelinnumero, syntymäaika, postiosoite ja kotikunta, seurakunnan toimintaan liittymisen ajankohta sekä seurakunnan toiminnasta poistumisen ajankohta. Rekisteriin voidaan tallettaa lisäksi seuraavia tietoja, jos ne ovat seurakunnan toiminnan ja hallinnon kannalta tarpeellisia kuten henkilön syntymäpaikka, kansalaisuus ja äidinkieli; tiedot henkilön siviilisäädystä, perheoikeudellisesta asemasta; jäsenen puolison nimi, mikäli puoliso on mukana Espoon Helluntaiseurakunnan jäsen tai mukana sen toiminnassa; henkilön huollossa olevan alaikäisen lapsen nimi ja syntymäaika; henkilön kastetta, vihkimistä, hautaamista tai muuta vastaavaa toimitusta koskevat tiedot; henkilön seurakunnallista luottamustehtävää tai siihen verrattavaa tehtävää koskevat tiedot sekä muut seurakunnan toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot.

Yhteystietolista: Sukunimi ja etunimet, puhelinnumero, sähköposti sekä tieto jäsenyydestä.

Muut osallistujatiedot: Eri vapaaehtoistyöhön ja tapahtumiin osallistuvat ilmoittavat toiminnan kannalta tarvittavat yhteystiedot. Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisen kannalta tarvittava aika.

 

Espoon Helluntaiseurakunnan varsinaiset jäsenet sekä muut rekisterissä olevat henkilöt: lomakkeelta ja sen liitteistä saadut tiedot. Henkilörekisterin nimi- ja osoitetiedot voidaan päivittää väestötietojärjestelmästä Suomen Helluntaikirkon kanssa tehtävän sopimuksen nojalla. Henkilö voi antaa itse yhteystietonsa myös virallisissa kokouksissa kiertävälle listalle.

Muut toimintaan osallistuvat henkilöt: Yhteystietolomake. Henkilö voi antaa itse yhteystietonsa myös virallisissa kokouksissa kiertävälle listalle.

Tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä (seurakunnan verkkosivujen lomakkeella) annetut tiedot, jotka tallennetaan tilapäisesti tapahtuman järjestelyjen edellyttämäksi ajaksi.

Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät: pastorit, palvelumuotojen vetäjät, toimiston henkilöstö. Toisten yhteisöjen kanssa yhdessä järjestettävissä tapahtumissa tietoja käsittelee myös yhteistyökumppanin tehtävään määrätyt henkilöt.

 

Henkilörekisterin tietoja ei voida luovuttaa Espoon Helluntaiseurakunnan toiminnan ulkopuolelle muuten kuin seuraavissa poikkeustapauksissa:

 

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Yhteystietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto:

Henkilötietoja ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Kirjallinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa lukollisessa kaapissa.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot:

Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen/jäsenyyden päättymisen päätyttyä. Sähköisen rekisterin käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan.

 

10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä antaa selvityksen asiasta EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä antaa vastauksen EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).